<div dir="ltr">Hey Shaun,<div><br></div><div>This looks like a great start. While I know travel can vary greatly, would there be guidelines for categories for things like sponsorship and SWAG so for instance a regional event would be in a different category then say a local meetup? We could even have something like we approve a sponsorship for a regional linuxfest and can approve the medium SWAG pack?</div><div><br></div><div>Amy<br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><p style="font-size:12px;margin:0px;text-transform:capitalize;font-family:RedHatText,sans-serif"><b>Amy Marrich</b></p><p style="font-size:12px;margin:0px;text-transform:capitalize;font-family:RedHatText,sans-serif">She/Her/Hers</p><p style="font-size:12px;margin:0px;text-transform:capitalize;font-family:RedHatText,sans-serif">Principal Technical Marketing Manager - Cloud Platforms</p><p style="margin:0px 0px 4px;font-size:12px;font-family:RedHatText,sans-serif"><a href="https://www.redhat.com/" style="margin:0px" target="_blank"><font color="#0b5394">Red Hat, Inc</font></a></p><div style="margin-bottom:4px"></div><p style="margin:0px;font-size:12px;font-family:RedHatText,sans-serif"><span style="margin:0px;padding:0px"><a href="mailto:amy@redhat.com" target="_blank"><font color="#0b5394">amy@redhat.com</font></a><br></span></p><p style="margin:0px;font-size:12px;font-family:RedHatText,sans-serif"><span style="margin:0px;padding:0px"></span>Mobile: 954-818-0514<br></p><p style="margin:0px;font-size:12px;font-family:RedHatText,sans-serif">Slack:  amarrich</p><p style="margin:0px;font-size:12px;font-family:RedHatText,sans-serif">IRC: spotz</p><div style="margin-top:12px"><table border="0"><tbody><tr><td width="100px"><a href="https://www.redhat.com/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank"><img src="https://marketing-outfit-prod-images.s3-us-west-2.amazonaws.com/f5445ae0c9ddafd5b2f1836854d7416a/Logo-RedHat-Email.png" width="90" height="auto"></a></td></tr></tbody></table></div></div></div></div></div></div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Oct 13, 2022 at 1:19 PM Shaun McCance <<a href="mailto:shaunm@redhat.com">shaunm@redhat.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Hi promo friends,<br>
<br>
I've been working on a proposal to put the Promo SIG in charge of some<br>
budget for events. The always current proposal is on HackMD:<br>
<br>
<a href="https://hackmd.io/@shaunm/r1z7Y4Tyi" rel="noreferrer" target="_blank">https://hackmd.io/@shaunm/r1z7Y4Tyi</a><br>
<br>
Snapshot of the markdown pasted here for your convenience:<br>
<br>
<br>
# CentOS Promo Events<br>
<br>
This is a draft proposal to give the CentOS Promo SIG decision-making<br>
power over a portion of the CentOS budget for events. To ensure some<br>
authority and accountability, the Promo SIG would appoint from among<br>
its members a Promo Event Committee (PEC).<br>
<br>
## Budget<br>
<br>
At the beginning of each calendar year, the PEC would set a budget for<br>
the year. This can be done by listing interesting events and estimating<br>
expenses, but funding requests would not have to be tied to the<br>
specific events used for budgeting. Some padding should be added to<br>
accommodate additional events. The PEC should engage the entire Promo<br>
SIG, as well as the wider community, when creating a budget.<br>
<br>
The PEC budget would come out of the Red Hat budget for the CentOS<br>
Community Architect, part of the Open Source Program Office. The<br>
Community Architect would not use the PEC budget for their own travel<br>
expenses, and they may have expenses outside the PEC.<br>
<br>
## Expenses<br>
<br>
Expenses would be in three categories:<br>
<br>
* Sponsorship -- Sponsoring events for publicity or a booth<br>
* Swag -- Creating new swag or shipping swag to events<br>
* Travel -- Paying travel and lodging (not meals or other expenses) to<br>
send people to events<br>
<br>
All requests for CentOS budget should go thru the PEC, including travel<br>
funding for Red Hat associates (but excluding the Community Architect's<br>
own travel).<br>
<br>
## Process<br>
<br>
The PEC would create a GitLab project and track requests as issues<br>
(propose <a href="http://gitlab.com/CentOS/promo/events" rel="noreferrer" target="_blank">gitlab.com/CentOS/promo/events</a>). Each funding request would be<br>
filed as an issue, and we would have templates to ensure we get all the<br>
information we need. The PEC would then decide on the issue with two<br>
upvotes (or by a different process the PEC decides on), and the<br>
Community Architect would handle the logistics. The Community Architect<br>
retains the right to veto if Red Hat is unable to provide funding, and<br>
the Community Architect may also fast track a yes.<br>
<br>
This process is intended to be public, but if anybody needs some level<br>
of privacy, they may file the issue as private and explain their<br>
reasoning.<br>
<br>
Requests to fund the travel of employees of governments and state-owned<br>
agencies must be approved by Red Hat Legal, which the Community<br>
Architect would coordinate. Approvals for these cases are likely to be<br>
extremely rare.<br>
<br>
We would use a file in this repository to track budget against approved<br>
and actual expenses.<br>
<br>
After the event, the requestor or a sponsored person would be required<br>
to write an event report. (This requirement might be waived for small<br>
swag shipments.) We would provide a template for event reports.<br>
<br>
_______________________________________________<br>
CentOS-promo mailing list<br>
<a href="mailto:CentOS-promo@centos.org" target="_blank">CentOS-promo@centos.org</a><br>
<a href="https://lists.centos.org/mailman/listinfo/centos-promo" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.centos.org/mailman/listinfo/centos-promo</a><br>
<br>
</blockquote></div>