Hello Everybody,
I've got a request and information e-mail from FrOSCon. I also included the German original text (see below).
- I need a complete List of everybody from CentOS taking part in FrOSCon. So please tell me: * Your full name * A way for me to contact you * Whether you're already registered as speaker or helper. * If you want to stay at Hotel Regina or my apartment
- We need to decide when we so the setup (Friday or Saturday)
- We need to decide wheter we want an internal meeting
- We need to decide what to announce in CentOS-de. Either a "call for visitors" or a "call for helpers". I guess Ralph is able to decide that, because he is quite active there...
Please note: we must not teardown the booth before 18:00 on Sunday
All decisions should be done until August 1st, because we have to inform FrOSCon in time. The detailed planning can, of course, be done afterwards.
Concerning the internal meeting, I think at least Dag and me agreed that it is not a good idea to do things like that during an event. However, we still can do them in the evening (see http://tinyurl.com/6ej3ea). When we decide to do such a meeting and we know how many people will take part, I'll try to find a place that can fulfill our/my requirements.
As we should probably write all this down in the Wiki: Could somebody please give me write-access to /Events/FrOSCon2008?
The longer version (please read this if you're willing to take part and can spare the time): 1. Accomodation 2. Catering 3. Exhibitor ID-Cards 4. Setup and Teardown of the Booth 5. Linking to FrOSCon.de and FrOSCon.org 6. Social Event
1. Accomodation It is possible to Stay in Hotel Regina. The rooms can be booked through FrOSCon (just ask me). Rates for bed and breakfast: 30 € per night for your own room 20 € per night for room shared with somebody These prices only apply for Friday and Saturday and have to be payed in cash at FrOSCon. On Friday the hotel offers food from 20:30 till 23:30. If anyone is interested, just tell me.
The Debianforum also has a quite cheap camping ground near FrOSCon. If anyone is interested I'll have a look
After all, I can offer my apartment for a few people (if there are more than two people, rooms must be shared). This year we even have a shower, a kitchen and free WiFi :) So I can provide food, accomodation and internet access at no cost.
2. Catering For all exhibitors, speakers and helpers there's a buffet on Saturday and Sunday from 09:30 to 17:00 and there's lunch from 11:00 to 13:00 on both days. There are also free drinks. However, as the food they must not be taken out of the catering area. For everyone wanting food and drink at the booth, there is a "bar" where drinks can be purchased.
3. Exhibitor ID-Cards Every Exhibitor needs an ID-Card. For these I need the Full Name and a way to contact you (i.e. mail-address and/or phone number). Last year there were issues with people who were not not on the list (like me). This year everybody not on the list will have to pay the entry fee and will not be able to access the catering-area. The FrOSCon Deadline is August 7th.
Please note that people who are already speakers do *not* need these Cards. Also we were told not to order too many cards, because every cards has additional cost attached for FrOSCon (e.g. catering).
4. Setup and Teardown Setup can be done on Friday from 12:00 to 23:00. I guess we'll have to discuss if and when we want to do the setup. Othwise we can do the setup on Saturday morning.
Teardown of the booth must not be done before 18:00 on Sunday. FrOSCon sais it was displeasing that so many projects teared down their boothes quite early. So they require us to stay until 18:00 or we won't get a booth next year.
5. Linking to FrOSCon.de and FrOSCon.org We're asked to check the links and texts on http://www.froscon.de/projekte.html (and the english page). We should also try to describe what we're going to do or show at FrOSCon.
6. Social Event Of course there's a social event on Saturday evening.
Mail from FrOSCon: Liebe Aussteller,
mit dieser E-Mail möchte ich Euch ein paar wichtige Information für die FrOSCon 2008 an die Hand geben.
Punkte: 1. Übernachtungen 2. Verpflegung während der Konferenz 3. Ausstellerausweise 4. Auf- und Abbau 5. Verlinkung auf FrOSCon.de und FrOSCon.org 6. Social Event
1. Übernachtungen Wie im letztem Jahr war es uns diesmal wieder möglich das Hotel - Regina zu mieten. Das bedeutet konkret, dass ihr über uns ein Zimmer buchen könnt. Die Zimmer werden wieder von uns subventioniert. Die Preise sind wie folgt und inkl. Frühstück: 30 Euro pro Nacht, wenn ihr ein Einzelzimmer haben möchtet 20 Euro pro Nacht, wenn ihr bereit seid, in einem Doppelzimmer zu übernachten und Euch das Zimmer mit jemandem teilt. Die Preise gelten für Übernachtungen am Freitag und Samstag.
Das Geld ist in Bar auf der FrOSCon abzugeben, dort bekommt ihr auch eure Eintrittskarten.
Essen und Anreise am Freitag. Das Hotel hat uns angeboten am Freitag Abend von 20:30 bis 23:30 Uhr Abendessen nach Tageskarte anzubieten. Um die Planung zu vereinfachen, wäre es schön, wenn ihr uns kurz eine Rückmeldung gebt, wer das nutzen möchte.
Ebenfalls hat das Debianforum einen sehr günstigen Campingplatz in der Nähe der FrOSCon aufgetan. Wem das gefällt, kann hier mal schauen. http://debianforum.de/forum/viewtopic.php?f=15&t=100593
2. Verpflegung während der Konferenz Für alle Aussteller, Speaker und Helfer bieten wir in diesem Jahr wieder Verpflegung an. Die Verpflegung sieht wie folgt aus: - Sa. und So. von ca. 09:30 bis 17:00 belegte Brötchen und andere Snacks. - Sa. und So. von ca. 11:00 bis 13:00 Uhr gibt es warmes Essen. Wir werden auch wieder Essen für Vegetarier zur Verfügung stellen.
Zusätzlich zum Essen gibt es wieder Getränke (Schorlen, Wasser etc.). Das Essen und auch die Getränke dürfen nur im vorgesehen Raum verzehrt werden. Für die, die am Stand trinken möchten, haben wir wieder unseren Verkaufstand, an dem ihr günstig Getränke erwerben könnt.
Um an der Verpflegung teilnehmen zu können, benötigt ihr Ausstellerausweise. Diese bekommt ihr selbstverständlich kostenlos von uns. Details. s.h. Punkt 3
3. Ausstellerausweise Damit wir Ausstellerausweise zur Verfügung stellen können, benötigen wir, bis spätestens zum 07.08., von jedem Aussteller eine vollständige Liste, mit Vor- und Nachname, von jeder Person, die einen Ausstellerausweis haben möchte. Da wir im letzten Jahr einige Problem mit Leuten hatten, die der Meinung waren, sie müssten auf einer Ausstellerliste stehen, bitte ich Euch darauf zu achten, das wir eure E-Mail bestätigen. Am besten bringt auch jeder die E-Mail mit. Wir könnten uns ja auch vertun. Sollte jemand berechtigter Weise nicht auf der Liste stehen, muss er Eintritt bezahlen. Wir verbuchen das dann unter "Spende wegen Verpeilungsfaktor". Da uns ein Ausstellerausweis wegen der Verpflegung viel Geld kostet, bitten wir die Verantwortlichen bewusst mit der Verteilung der Tickets umzugehen. Sollten einzelne bereits Speaker, Medienpartner, Helfer etc. sein, benötigen wir den Namen nicht mehr.
4. Auf- und Abbau Der Aufbau ist Freitags von 12:00 Uhr bis 23:00 Uhr möglich. Bitte teilt uns mit, wenn ihr schon Freitags aufbauen möchtet und wann wir in etwa mit Euch rechnen können. Der Abbau ist am Sonntag erst nach Ende der Konferenz so gegen 18:00 Uhr möglich! Wer vorher abbaut, wird nächstes Jahr nicht mehr als Aussteller genommen. Im letztem Jahr war es sehr unangenehm, dass so viele so früh abgebaut haben.
5. Verlinkung auf FrOSCon.de und FrOSCon.org Bitte überprüft die Verlinkung sowie die Texte auf unserer Homepage: http://www.froscon.de/projekte.html bitte auch auch der englischen Seite! Bitte versucht im dem Text doch unterzubringen, was ihr bei uns machen werdet bzw. spezielles zeigt.
6. Social-Event In diesem Jahr wird es Samstags Abends wieder ein Social Event geben, zu dem ihr selbstverständlich herzlich eingeladen seid.
Es währe schön, wenn jedes Projekt nur eine E-Mail an uns schickt, in dieser sollte dann alles gesammelt stehen. Das spart uns Zeit, von der wir nicht genug haben.
Bezüglich der Namensliste könnt ihr Euch ruhig bis zum 07.08. zeit lassen. Ihr werdet kurz vorher auch nochmal eine Erinnerungs-E-Mail erhalten.
Wer allgemeine Infos rund um die Konferenz haben möchte, kann sich gerne in unseren Newsletter eintragen, dort werden auch in Kürze unsere Keynote Speaker bekannt gegeben.
Grüße Volker und der Rest vom Orga-Team == END ORIGINAL TEXT ==